Factures : quelles sont vos obligations ?
La facture est un élément de preuve d’une opération commerciale et revêt donc une valeur juridique importante.
La facture a plusieurs fonctions, elle matérialise une transaction financière, elle constitue un justificatif comptable et elle sert de support à l’exercice des droits sur la TVA (collecte et déduction).
Dès l’instant où la transaction est faite entre deux professionnels, l’émission d’une facture en double exemplaire est obligatoire. Cette facture doit être délivrée, soit au moment de la livraison de la marchandise dans les contrats de vente de marchandises, soit à la fin de l’exécution de la prestation de services. L’acheteur est d’ailleurs tenu de la réclamer.
Pour les ventes de marchandises à des particuliers, l’émission d’une facture n’est obligatoire que dans les cas suivants :
- à la demande du client,
- pour les ventes à distance,
- ou les livraisons intracommunautaires exonérées de TVA.
Dans les autres cas, le professionnel remet généralement un ticket de caisse à l’acheteur.
Pour les prestations de services réalisées pour des particuliers, il est obligatoire d’établir une note :
- dès lors que le prix est supérieur à 25 euros TTC,
- si le client le demande,
- ou pour certains travaux immobiliers.
Cette note doit être établie en double exemplaire, l’original étant remis au client. Elle doit contenir certaines mentions obligatoires :
- date de rédaction de la note,
- nom et adresse de l’entreprise,
- nom du client, sauf opposition de sa part,
- date et lieu d’exécution de la prestation,
- décompte détaillé, en quantité et en prix de chaque prestation fournie,
- somme totale à payer.
Mentions obligatoires sur une facture
Pour être valable, une facture doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires, sous peine d’amende, à savoir :
- le numéro de la facture (numéro unique basé sur une séquence chronologique continue sans rupture et sur chaque page si la facture comporte plusieurs pages),
- la date d’émission de la facture,
- la désignation du vendeur et de l’acheteur (numéro Siren, raison sociale, structure juridique, adresse),
- l’adresse de facturation si elle est différente de l’adresse du vendeur et de l’acheteur ;
- le numéro de bon de commande le cas échéant ;
- le numéro individuel d’identification de TVA du vendeur ou du prestataire ou, le cas échéant, celui du représentant fiscal pour les entreprises établies hors de l’Union Européenne, et du client professionnel (sauf montant < ou = 150 €),
- la date de la vente de la marchandise ou de la réalisation de la prestation de services,
- la dénomination précise et la quantité des produits ou services vendus,
- le prix unitaire des produits ou services rendus, le montant total HT des produits, la répartition selon le taux applicable et le montant total de la TVA due, ou le cas échéant la mention de l’article du code général des impôts prévoyant une exonération de TVA. Par exemple : « Franchise de TVA, art. 293B du CGI » pour les micro-entreprises,
- toute réduction acquise à la date de la vente ou de la prestation, et directement liée à cette opération, à l’exclusion des opérations d’escompte non prévues sur la facture et toute réduction différée en pied de facture,
- la date à laquelle le règlement doit intervenir, ainsi que les conditions d’escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant de l’application des conditions générales de vente, le taux des pénalités exigibles en cas de non-paiement à la date de règlement inscrite sur la facture et le montant de l’indemnité forfaitaire due pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement. (40 €)