Commerçants : tout savoir sur la nouvelle règlementation des logiciels de caisse
Une nouvelle réglementation concernant la certification des logiciels de caisse est mise en place depuis le 1er janvier 2018. Cette mesure a pour objectif d’accentuer la conformité des équipements aux exigences d’inaltérabilité, de sécurisation et de conservation prévues par la loi.
Qu’est-ce qu’un logiciel de caisse ?
Un logiciel ou système de caisse est un système informatique qui dispose d’une fonctionnalité de caisse, c’est-à-dire qu’il permet d’enregistrer les paiements associés aux ventes et prestations de services du professionnel et les garder en mémoire. Un outil de mesure (comme une balance) ou encore un tableur utilisé à des fins de tenue de caisse ne sont pas considérés comme relevant des logiciels de caisse.
Le dispositif concerne tout assujetti à la TVA. Tout particulier qui pratique du e-commerce n’est pas concerné par cette obligation dès lors qu’il n’est pas assujetti à la TVA.
Quelles sont les obligations prévues par la loi ?
La loi n’impose pas aux commerçants de s’équiper d’un logiciel ou système de caisse. En revanche, elle impose que les commerçants équipés de ces logiciels ou systèmes obtiennent une certification de conformité, délivrée par un organisme accrédité ou l’attestation individuelle de l’éditeur pour le logiciel de caisse utilisé. Cette certification a pour objectif de prouver que les équipements utilisés assurent un niveau commun d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage. A noter qu’il incombe au commerçant de faire la demande du certificat de conformité à son fournisseur, celle-ci n’étant pas fournie automatiquement avec le logiciel de caisse.
Dans certains cas, les équipements utilisés par les commerçants sont déjà en accord avec la réglementation. Pour ces derniers, une simple mise à jour ainsi qu’un certificat de conformité du fournisseur seront suffisants pour être en conformité avec la loi.
Concernant les logiciels multifonctions (comptabilité/gestion/caisse), seules les fonctions caisse enregistreuse/encaissement, et non l’ensemble du logiciel, devront être certifiées.